Secrétaire

Code métier : 45S30

Informations générales

Définition :

Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions,.).

Autres appellations :

Assistant(e) de direction.

Prérequis réglementaires pour exercer le metier :

Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique.

Spécificités :

Coordination secrétariats.

Activités

  • Accueil des personnes (patients, usagers, familles, etc.)
  • Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
  • Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
  • Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
  • Prise de rendez-vous / gestion des agendas
  • Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
  • Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
  • Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

Savoir-Faire

  • Accueillir, accompagner et orienter des personnes, des groupes, des publics
  • Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
  • Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
  • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
  • Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
  • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
  • S’exprimer en face -à- face auprès d’une ou plusieurs personnes
  • Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
  • Utiliser les outils bureautique / Technologie d’Information et de Communication (TIC)

Connaissances requises

Description Niveau de connaissance
Accueil téléphonique Connaissances générales
Bureautique Connaissances opérationnelles
Classement et archivistique Connaissances générales
Communication / relations interpersonnelles Connaissances générales
Droit hospitalier Connaissances générales
Organisation et fonctionnement interne de l’établissement Connaissances opérationnelles
Secrétariat Connaissances opérationnelles
  • Connaissances générales :
    Connaissances générales propres à un champ. L’étendue des connaissances concernées est limitée à des faits et des idées principales. Connaissances des notions de base, des principaux termes. Savoirs le plus souvent fragmentaires et peu contextualisés. Durée d’acquisition courte de quelques semaines maximum.
  • Connaissances opérationnelles :
    Connaissances détaillées, pratiques et théoriques, d’un champ ou d’un domaine particulier incluant la connaissance des processus, des techniques et procédés, des matériaux, des instruments, de l’équipement, de la terminologie et de quelques idées théoriques. Ces connaissances sont contextualisées. Durée d’acquisition de quelques mois à un / deux ans.

Informations complémentaires

Relations professionnelles les plus fréquentes :

Personnel de l’établissement pour l’accueil et la transmission d’informations.
Autorités déconcentrées pour l’accueil, la transmission de données et la demande d’informations.
Usagers et fournisseurs pour transmission d’information.

Nature et niveau de formation pour exercer le métier :

Niveau 4 ou 5 en secrétariat et gestion administrative.

Correspondances statutaires éventuelles :

Adjoint(e) administratif(ve) hospitalier(ière).
Assistant(e) médico-administratif.

Passerelles (à diplôme équivalent / avec formation supplémentaire) :

Secrétaire médicale.
Vers les autres métiers de gestionnaire des autres sous-familles.