Gestionnaire administratif(ve)

Code métier : XXXX

Informations générales

Définition :

Réaliser les opérations administratives inhérentes à un domaine d’activité donné, en appliquant les procédures et règles définies.

Activités

  • Contrôle de l’application des règles, procédures, normes et standards, dans son domaine d’activité
  • Gestion et traitement des données / informations (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)
  • Information et conseil à des tiers (agents, patients, familles, etc.) dans son domaine d’activité
  • Paramétrage des outils, logiciels, systèmes relevant de son domaine d’activité
  • Rédaction de courriers, documents et courriers électroniques relatifs à son domaine d’activité
  • Renseignement de documents, de fichiers (fiches d’activité, de traçabilité, etc.)
  • Saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d’informations, de tableaux, dans son domaine d’activité
  • Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
  • Veille spécifique à son domaine d’activité

Savoir-Faire

  • Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine
  • Argumenter, influencer et convaincre un ou plusieurs interlocuteurs (interne et/ou externe), dans son domaine de compétence
  • Conseiller et orienter les choix des personnes
  • Définir et utiliser les techniques et pratiques adaptées à son métier
  • Établir / évaluer / optimiser un budget relatif à son domaine de compétence
  • Evaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
  • Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine de compétence
  • Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
  • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
  • Utiliser une procédure, un code, un langage, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine

Connaissances requises

Description Niveau de connaissance
Classement et archivage Connaissances générales
Communication Connaissances opérationnelles
Droit de la fonction publique Connaissances générales
Gestion administrative Connaissances opérationnelles
Logiciel métier Connaissances opérationnelles
Organisation et fonctionnement interne de l’établissement Connaissances générales
Technologies de l’information et de la communication (NTIC) Connaissances opérationnelles
  • Connaissances générales :
    Connaissances générales propres à un champ. L’étendue des connaissances concernées est limitée à des faits et des idées principales. Connaissances des notions de base, des principaux termes. Savoirs le plus souvent fragmentaires et peu contextualisés. Durée d’acquisition courte de quelques semaines maximum.
  • Connaissances opérationnelles :
    Connaissances détaillées, pratiques et théoriques, d’un champ ou d’un domaine particulier incluant la connaissance des processus, des techniques et procédés, des matériaux, des instruments, de l’équipement, de la terminologie et de quelques idées théoriques. Ces connaissances sont contextualisées. Durée d’acquisition de quelques mois à un / deux ans.

Informations complémentaires

Relations professionnelles les plus fréquentes :

Encadrement pour la gestion administrative relevant de leur service.
Directions fonctionnelles pour toute question relative à la gestion du dossier.
Partenaires pour la gestion du domaine concerné.

Nature et niveau de formation pour exercer le métier :

Administration/gestion.
Niveau 4.

Correspondances statutaires éventuelles :

Personnel de catégorie B.

Passerelles (à diplôme équivalent / avec formation supplémentaire) :

Secrétaire.
Gestionnaire des domaines ressources humaines, finances et comptabilité, contrôle et organisation.
Adjoint(e) des cadres hospitaliers.
Assistant(e) médico-administratif(ve).