Agent(e) de gestion administrative

Code métier : 45S20

Informations générales

Définition :

Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Suivre et gérer les processus administratifs.

Autres appellations :

Agent(e) d’administration.
Assistant(e) administratif(ve).

Activités

  • Accueil et prise en charge des personnes (agents, patients, usagers, etc…)
  • Contrôle des données / documents
  • Gestion administrative relative au domaine d’activité
  • Inventaire de produits, de matériels, équipements, dossiers
  • Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
  • Recueil, saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d’informations, de tableaux, de fichiers
  • Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
  • Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

Savoir-Faire

  • Accueillir, accompagner et orienter des personnes, des groupes, des publics
  • Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
  • Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
  • Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
  • Rédiger des informations relatives à son domaine d’intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
  • Travailler en équipe / en réseau
  • Utiliser les outils bureautique / Technologie d’Information et de Communication (TIC)

Connaissances requises

Description Niveau de connaissance
Accueil téléphonique Connaissances générales
Bureautique Connaissances générales
Classement et archivistique Connaissances générales
Communication / relations interpersonnelles Connaissances générales
Gestion administrative Connaissances générales
Organisation et fonctionnement interne de l’établissement Connaissances générales
Technologies de l’information et de la communication (NTIC) Connaissances générales
Connaissances générales :
Connaissances générales propres à un champ. L’étendue des connaissances concernées est limitée à des faits et des idées principales. Connaissances des notions de base, des principaux termes. Savoirs le plus souvent fragmentaires et peu contextualisés. Durée d’acquisition courte de quelques semaines maximum.

Informations complémentaires

Relations professionnelles les plus fréquentes :

Personnels et services pour la gestion et le suivi des dossiers.
Fournisseurs extérieurs pour les prestations diverses.

Correspondances statutaires éventuelles :

Catégorie C.

Passerelles (à diplôme équivalent / avec formation supplémentaire) :

Agent(e) d’accueil.
Archiviste.
Secrétaire.
Gestionnaire de données.